Утверждено Ректором УО БТЕУ А.А. Наумчик 11.06.2010г.

I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящее положение регулирует деятельность подразделений университета при организации приобретения средств вычислительной техники и компонентов ПО.
1.2 Подразделениями университета, осуществляющими материально-техническое снабжение университета в части вычислительных средств и компонентов ПО являются ЦИТ, структурные подразделения университета, ПФО, отдел материально-технического снабжения, бухгалтерия и юридический отдел.
1.3 ЦИТ в течение текущего календарного года осуществляет сбор заявок на приобретение вычислительных средств и компонентов ПО от структурных подразделений университета.
1.4 В конце текущего периода собранные заявки анализируются, согласуются с проректором по учебной работе, обобщаются, включаются в проект сметы и передаются в ПФО для принятия решения.
1.5 ПФО, с учетом финансовых возможностей университета, формирует смету на следующий период, в том числе с учетом предложений, поданных ЦИТ, и утверждает ее в БКС.
1.6 Фрагменты утвержденной сметы в части вычислительных средств и компонентов ПО поступают в ЦИТ и в отдел материально-технического снабжения для организации работ по приобретению вычислительных средств и компонентов ПО.
1.7 В связи с необходимостью учета детальных характеристик приобретаемых вычислительных средств и компонентов ПО, основную работу по приобретению этих средств осуществляет ЦИТ. Отдел материально-технического снабжения приобретает отдельнве вычислительные средства и компоненты ПО по согласованию с ЦИТ.
1.8 ЦИТ или отдел материально-технического снабжения обеспечивают выбор поставщика и формируют необходимую документацию.
1.9 Юридическое сопровождение документации осуществляет юридический отдел.
1.10 Поступившие вычислительные средства и компоненты ПО поступают на склад университета, после чего установленным порядком передаются для эксплуатации в структурные подразделения университета.
1.11 Бухгалтерия осуществляет оплату по факту поставки вычислительных средств и компонентов ПО.

II ПОРЯДОК ПРИОБРЕТЕНИЯ СРЕДСТВ ВТ

2.1 Порядок приобретения средств ВТ определен нормативными документами БКС и вышестоящих организаций, в том числе Постановлением Правления БКС от 06.10.2009г., № 416 «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения вопросов финансирования импортных товаров, приобретаемых организациями потребительской кооперации», Постановлением Правления Белкоопсоюза от 16.10.2009г., № 440 «О внесении изменений и дополнений в Положение об организации договорной и исковой работы, согласования договоров, заключаемых университетом», Письмом Белкоопсоюза от 09.04.2010г. «О порядке закупа программных средств и проектов их внедрения за счет средств организаций», Письмом Министерства промышленности Республики Беларусь от 20.11.2009г. № 11-2-12/1573 «О закупке оборудования», Постановлением Правления Белкоопсоюза от 31.12.2009г. № 584 «О внесении изменений и дополнений в постановление Правления Белкоопсоюза от 06.10.2009г. № 416», другими нормативными документами, утвержденными вышестоящими организациями в установленном порядке.
2.2 С учетом вышеперечисленных нормативных документов порядок приобретения средств ВТ следующий:
– формируется пакет конкурсных документов, включающий в себя письмо-приглашение к потенциальным участникам конкурса с перечнем условий конкурса и развернутыми спецификации средств ВТ, заявленных в конкурсе;
– сформированный пакет конкурсных документов передается в БКС для организации проведения конкурса;
– результаты проведенного конкурса пересылаются из БКС в университет для осуществления закупок средств ВТ у поставщика, выбранного в результате рассмотрения комиссией БКС конкурсных документов;
– ЦИТ или отдел материально-технического обеспечения формируют договорные документы, в соответствии с которыми приобретаются средства ВТ;
– полученные средства ВТ распределяются в структурные подразделения университета.
2.3 По согласованию с БКС университет может самостоятельно приобретать расходные материалы и комплектующие для ремонта и обслуживания имеющихся средств ВТ.
2.4 Порядок самостоятельного приобретения расходных материалов и комплектующих для ремонта и обслуживания имеющихся средств ВТ следующий:
– университет собирает коммерческие предложения от организаций, осуществляющих такую поставку и имеющих все необходимые разрешительные документы;
– с учетом анализа ценовых параметров и условий поставки для разных поставщиков выбираются поставщики расходных материалов и комплектующих на следующий период (календарный год);
– с выбранными поставщиками заключаются «рамочные» договора на поставку;
– по мере необходимости поставщикам формируется заявка на поставку расходных средств и комплектующих;
– в соответствии с полученной заявкой поставщики поставляют средства, перечисленные в заявке, а также сопроводительные документы (ТТН, счета-фактуры, протоколы согласования договорной цены);
– по факту поставки бухгалтерии университета осуществляет оплату поставленных расходных материалов и комплектующих для ремонта и обслуживания средств ВТ;
– полученные средства регистрируются на складе университета и установленным порядком распределяются структурным подразделениям (расходные материалы) и в ЦИТ (комплектующие для ремонта и обслуживания средств ВТ);
– в процессе эксплуатации использованные расходные материалы и неисправные компоненты средств ВТ списываются установленным порядком (в соответствии с положением о ремонте средств ВТ).

III ПОРЯДОК ПРИОБРЕТЕНИЯ КОМПОНЕНТОВ ПО

3.1 Порядок приобретения компонентов ПО определен нормативными документами БКС, в том числе Постановлениями Правления БКС и Положениями, утвержденными БКС в установленном порядке.
3.2 С учетом вышеперечисленных нормативных документов порядок приобретения компонентов ПО следующий:
– формируется письмо-заявка на приобретение лицензионного компонента (пакета) ПО, включающее в себя обоснование необходимости приобретения компонента ПО, спецификации приобретаемого компонента, сведения о поставщиках или разработчиках данного компонента ПО, а также ценовые параметры данного компонента;
– сформированное письмо-заявка передается в БКС для анализа и выбора комиссией БКС схемы приобретения данного компонента ПО (самостоятельно или посредством конкурса);
– результат выбора схемы приобретения пересылается в университет для выполнения последующих мероприятий по приобретению требуемого компонента;
– в случае принятия комиссией БКС решения о приобретении компонента ПО посредством конкурса дальнейшие действия университета и БКС аналогичны приобретению средств ВТ посредством конкурса;
– в случае принятий комиссией БКС решения о самостоятельном приобретении университетом данного компонента ПО университет самостоятельно выбирает поставщика на основе анализа собранных с потенциальных поставщиков коммерческих предложений;
– в соответствии с условиями поставки компонентов ПО университет самостоятельно оформляет договорные материалы, приобретает и оплачивает приобретенный компонент ПО.

VI УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ СРЕДСТВ ВТ И КОМПОНЕНТОВ ПО

4.1 Заявки на приобретение средств ВТ и компонентов ПО регистрируются установленным порядком и хранятся в ауд. 2--34 в течение 2-х лет.
4.2 При выполнении заявок на приобретение средств ВТ и компонентов ПО такие заявки помечаются как выполненные.
4.3 Коммерческие предложения на поставку расходных материалов и комплектующих для ремонта и обслуживания средств ВТ также регистрируются и хранятся в ауд. 2-34 в течение 2-х лет.
4.4 Переписка с БКС по вопросам приобретения средств ВТ и компонентов ПО регистрируется установленным порядком и хранится в ауд. 3-13 в деле 25-10.
4.5 Документация о проведенных конкурсах также регистрируется установленным порядком, хранится в ауд. 3-13 в течение 1 года, после чего установленным порядком передается в архив.
4.6 Сведения о распределении приобретенных средств ВТ и компонентов ПО среди структурных подразделений хранятся вместе с заявками на эти средства в ауд. 2-34 в течение 2-х лет.